טיפים להפקת אירוע עסקי

באירועים עסקיים הרושם קובע וחשוב להעביר את המסר הנכון בדרך המקצועית ביותר, בין אם מדובר באירוע שמטרתו לחזק את נוכחות המותג או לחשוף את העסק בפני לקוחות פוטנציאליים.
כדאי לגבש מראש את הקונספט, להחליט מי יהיה קהל היעד האידיאלי, לייצר תוכן עם ערך מוסף ולהוציא את החזון אל הפועל על מנת שהאירוע יהפוך להצלחה מסחררת.

בשלב הראשון חשוב לבחור אולם אירועים, שמשרת את האינטרסים שלכם, במיקום גיאוגרפי אסטרטגי וכן בעל חזות מעוצבת בסגנון מכובד ואלגנטי. לאחר מכן, יש לתפור חוויה קולינרית המתכתבת עם הטיימינג וסוג האירוע וכמובן לוודא שהמקום עונה על הצרכים בפרופורציה הנכונה בין גודל המקום לכמות המשתתפים וכדומה.

מתכננים אירוע באוריינטציה עסקית ולא יודעים במה להתמקד? לפניכם 3 עצות חשובות להפקה של אירוע עסקי מנצח:

צרו חוויה עסקית בלתי נשכחת

חשוב תמיד לזכור את המטרה שלשלמה החלטתם לקיים אירוע עסקי. אם המטרה היא לפרגן ללקוחות נאמנים, חשוב שתחשבו על תוכנית אומנותית להכרת תודה. כמו למשל, פנקו אותם ביום מכירות בלעדי עם הטבות והנחות או הזמינו אותם לאירוע VIP בלעדי ומיוחד עבורם באירוח של אומן נחשק להופעה חיה או מסאז'ים או כל פינוק אחר.
אם המטרה של האירוע היא להיחשף בפני לקוחות חדשים ולהגדיל את מעגל הלקוחות, מקדו את האירוע בהכרות עם המוצר או השירות שלכם בדרך חווייתית במיוחד. למשל, פרזנטציה מעניינת, תחרות, הקרנת סרטים ועוד.
רוצים לקיים אירוע עסקי כדי למצוא משקיעים ושותפים עסקיים לדרך? התרכזו בהבלטת היתרונות שלכם בענף וביחס למתחרים, הכירו להם את המנכ"ל ואת צוות העובדים, לקוחות מרוצים וסיפורי הצלחה.
כדאי תמיד לחשוב על חוויה ייחודית אשר תבדל את האירוע שלכם ותהיה רלבנטית וקשורה במהות העסק. למשל, בחשיפה של מוצר טכנולוגי חשוב לערוך הדגמה מעניינת ובהשקת מוצר מזון אפשר ללוות את ההשקה בסדנת בישול בהנחיית שף ידוע.

דאגו לאינטראקציה עם המוזמנים

אירוע הוא שילוב בין עסקים להנאה בעת ובעונה אחת. חשוב מאוד שכל מוזמן יקבל יחס אישי, בין אם באמצעות שגרירי החברה שיסייעו לכל אורח למצוא את מה שהוא מחפש בין המוצרים או השירותים ובין אם דיילים שנשכרו לכבוד האירוע על מנת להעביר את המידע החיוני אודות השירות או המוצר.
ניתן להכין תגי שם חכמים עם שמותיהם של המוזמנים וכן לחלק אותם לפי קבוצות וסיגמנטים כמו למשל, לקוחות חדשים, ותיקים, נוטשים ולהצמיד לכל קבוצה אנשי קשר שיוכלו ללוות אותם בין אם בהסבר על המוצרים, הדגמה חיה ולבדוק שהם שבעי רצון מהתנהלות האירוע.

כמובן שאחד האלמנטים החשובים ביותר הוא בחירת קייטרינג לאירועים עסקיים ברמה גבוהה, שיציע מגגון רחב של אפשרויות למוזמנים שלכם (מנות בשר עשירות אם מדובר באירוע ערב ובראנץ' מפנק לאירוע צהריים).

חלק בלתי נפרד מהצלחת האירוע טמון בקבלת פידבק מהמוזמנים – מהי חוות דעתם על המוצר, האירוע והאם ההשתתפות באירוע אכן תרמה ליחס שלהם לעסק (פרמטר שניתן למדידה בעקבות השתתפותם באירוע. למשל, לקוח נוטש שחזר לקנות, לקוח חדש שביצע קנייה ראשונה באירוע או בעקבותיו, לקוח נאמן שהביא לקוחות חדשים או הגדיל את סל הקניות).

השאירו ללקוחות מזכרת

אירוע עסקי הוא הזמן המושלם לקידום מכירות ומעבר להדגמות חיות בשטח וחלוקת חומר פרסומי או חוויה המדמה התנסות עם המוצר, כדאי להעניק גם שי מיוחד שילווה את המשתתפים גם לאחר האירוע. בין אם מדובר במגנט בו הם צולמו בעת האירוע או שובר התנסות לקבלת מוצר לדוגמא, מוצר קידום מכירות עם הדפס או הטבעה של המשתתפים באירוע, חתימה אישית של המנכ"ל, מוצר עם לוגו של בית העסק וכמובן כרטיס ביקור או כל אמצעי התקשרות עם נציגי החברה לאחר האירוע במטרה לקדם עסקאות.

השקיעו ביצירת אירוע עסקי שיניע לפעולה ותוכלו לקצור את הפירות...